ادغام پستی(Mail Merge) بکار بردن فایل Access در برنامه Word
ادغام پستی برنامه Word یکی از بهترین ابزارها میباشد برای ادغام کپی باید یک سند در Word ساخته سپس اجزای مخصوص ادغام رادر آن قرار دهید و آن را باه یک منبع داده تلفیق کنید برنامه ی Word داده ها ی موجود در منبع را با اجزای مخصوص ادغام جایگزین میکند وبه ازای هر یک از رکورد های منبع داده یک سند منتقل ایجاد می کند . مثلا فرض کنید جدولی داریم که مشخصات اساتید ما را در بر دارد حال می خواهیم آنها را به جلسه ی مربیان دعوت کنیم و همه ی آنها یک دعوتنامه مشابه هم داشته باشند . برای این منظور ابتدا باید اطلاعات موردنیاز اساتید را از جدول بانک اطلاعاتیمان استخراج کنیم و سپس با استفاده از پیون link Office گذینه ی Merge It With Microsoft Office Word (ادغام با برنامه Word )این داده ها را با برنامه ی موردنظر ادغام می کنیم .
نكته : این قابلیت (Mail Marge)مخصوص اشیاء جدول و پرس و جو می باشد و شامل فرم و گزارش نمی شود مراحل زیر را دنبال کنید تا یک ادغام پستی انجام شود .
1- ابتدا جدول مشخصات اساتید را بسازیدکه شامل(نیروهای کد مدرس نام – نام خواندگی- میزان تحصیلات-مدس فعال – تعداد کلاس ها شود)
2- سپس مطابق شکل برای آن رکورد وارد کنید .
3- سپس از آن یک Query از طریق Design زیر که دارای شرایط زیر میباشد مطابق شکل
- شرط فیلد Active مدرس فعال را Yes قرار دهید . - شرط فیلد Quantity Class (تعداد کلاس ) را بزرگتراز صفر قرار دهید . نتیجه ی اجرای پرس و جو در شکل قابل مشاهده است .
4- سپس نام پرس وجویی راکه ساخته اید انتخاب سپس مسیر زیر را انتخاب کنید
Tools\Office link\ Merge It With Microsoft Office Word منوی
5- از پنجره ی ویزارد ادغام پستی (Microsoft Word Mahl Marge Wizard) گزینه ی Creat a New را فعال نموده وسپس Ok را انتخاب کنید .
6- برنامه ی Wordاجرا میگردد و بقیه ی ابزارهای Mail Marge فعال می گردد .
7- انتخاب دکمه ی Insert Marge Fild برای تعیین محل نمایش داده ها بر روی مستند استفاده می کنیم .
8- پنجره ی Insert Marge Fild ظاهر میشود که میتوان فیلد ها رابا دکمه ی Insert به سند اضافه کنید .
9- حال شما می توانید متن های لازم را اضافه کنید به طور مثال برچسب برای نام فیلد قرار دهید و متن دعوت نامه را اضافه کنید .
10- سپس گزینه ی Merge Data View را انتخاب کنید .
11- در این مرحله شما می توانید اطلاعات کامل هر فرد را به همراه دعوتنامه ببینید با انتخاب Next Record نام تمام مخاطبین مختلف را مشاهده کنید.
سپس میتوانید با توجه به قابلیتهای Wordبه هر فردی اطلاعات را Mail کنید.
ادغام پستی برنامه Word یکی از بهترین ابزارها میباشد برای ادغام کپی باید یک سند در Word ساخته سپس اجزای مخصوص ادغام رادر آن قرار دهید و آن را باه یک منبع داده تلفیق کنید برنامه ی Word داده ها ی موجود در منبع را با اجزای مخصوص ادغام جایگزین میکند وبه ازای هر یک از رکورد های منبع داده یک سند منتقل ایجاد می کند . مثلا فرض کنید جدولی داریم که مشخصات اساتید ما را در بر دارد حال می خواهیم آنها را به جلسه ی مربیان دعوت کنیم و همه ی آنها یک دعوتنامه مشابه هم داشته باشند . برای این منظور ابتدا باید اطلاعات موردنیاز اساتید را از جدول بانک اطلاعاتیمان استخراج کنیم و سپس با استفاده از پیون link Office گذینه ی Merge It With Microsoft Office Word (ادغام با برنامه Word )این داده ها را با برنامه ی موردنظر ادغام می کنیم .
نكته : این قابلیت (Mail Marge)مخصوص اشیاء جدول و پرس و جو می باشد و شامل فرم و گزارش نمی شود مراحل زیر را دنبال کنید تا یک ادغام پستی انجام شود .
1- ابتدا جدول مشخصات اساتید را بسازیدکه شامل(نیروهای کد مدرس نام – نام خواندگی- میزان تحصیلات-مدس فعال – تعداد کلاس ها شود)
2- سپس مطابق شکل برای آن رکورد وارد کنید .
3- سپس از آن یک Query از طریق Design زیر که دارای شرایط زیر میباشد مطابق شکل
- شرط فیلد Active مدرس فعال را Yes قرار دهید . - شرط فیلد Quantity Class (تعداد کلاس ) را بزرگتراز صفر قرار دهید . نتیجه ی اجرای پرس و جو در شکل قابل مشاهده است .
4- سپس نام پرس وجویی راکه ساخته اید انتخاب سپس مسیر زیر را انتخاب کنید
Tools\Office link\ Merge It With Microsoft Office Word منوی
5- از پنجره ی ویزارد ادغام پستی (Microsoft Word Mahl Marge Wizard) گزینه ی Creat a New را فعال نموده وسپس Ok را انتخاب کنید .
6- برنامه ی Wordاجرا میگردد و بقیه ی ابزارهای Mail Marge فعال می گردد .
7- انتخاب دکمه ی Insert Marge Fild برای تعیین محل نمایش داده ها بر روی مستند استفاده می کنیم .
8- پنجره ی Insert Marge Fild ظاهر میشود که میتوان فیلد ها رابا دکمه ی Insert به سند اضافه کنید .
9- حال شما می توانید متن های لازم را اضافه کنید به طور مثال برچسب برای نام فیلد قرار دهید و متن دعوت نامه را اضافه کنید .
10- سپس گزینه ی Merge Data View را انتخاب کنید .
11- در این مرحله شما می توانید اطلاعات کامل هر فرد را به همراه دعوتنامه ببینید با انتخاب Next Record نام تمام مخاطبین مختلف را مشاهده کنید.
سپس میتوانید با توجه به قابلیتهای Wordبه هر فردی اطلاعات را Mail کنید.