برای داخل سازی جداول باید موارد زیر را دنبال کنید.
جداول خارجی
راه های مختلفی برای وارد کردن جدول از محیط های خارج از بانک اطلاعاتی Access می باشد مثل Import ،Link ،OLE Object .
ارتباط با فایلهای صفحه گسترده
يكي از قابليت هاي خوب برنامه Access سازگاري با ساير برنامه هاي Office بلخصوص با برنامه صفحه گسترده( برنامه Ms Excel) مي باشد.در برنامه Access ميتوان كل يك فايل Excel يا بخشي از آن را فراخواني نمود.
شما ميتوانيد كليه عمليات هاي محاسباتي قابل انجام با برنامه Excel ابتدا در آن محيط ايجاد كنيد. و سپس آن را در محيط برنامه Access به عنوان جدول وارد نماييد. شما قادريد تمام فيلد ها يا بخشي از فيلد هاي موجود در برنامه Excel را به جدول يا جداولي از برنامه Access اضافه كنيد. در زير مثالي نحوه بكار گيري برنامه Excel در برنامه Access را بررسي ميكنيم.
ابتدا در برنامه Excel داده هايي با عناوين و مقادير زير ايجاد كنيد.
كد رشته(Customer ID) – نام شركت(Company name) – عنوان تماس(Contact title) – نام تماس (Contact name – آدرس(Address) – شهر (City )– ايالت(Region) – كد پستي (Postal code) – كشور (Country) – تلفن (Phone) – Fax سپس 3 ركورد داده مطابق جدول داده شده براي آن وارد كنيد و آن فايل را تحت نام Customer ذخيره كنيد. سپس مراحل زير را به ترتيب انجام دهيد.
در منوي File گزينه Get external data را انتخاب سپس زير گزينه آن Import را انتخاب كنيد.
در ليست File of type گزينه Microsoft excel را انتخاب كنيد تا نام فايلي كه در Excel ساخته بوديد ظاهر شود.
فايل را انتخاب كرده گزينه Import را انتخاب كنيد. پنجره Import spread sheet wizard ظاهر ميگردد.
در اين پنجره محتويات فايل شما قابل مشاهده ميباشد كه با حركت نوار هاي لغزان ميتوانيد محتويات آن را بررسي كنيد. شما قادريد هر محتوياتي از سه، Sheet موجود كه داراي مقادير مورد نياز شما هست را انتخاب كنيد.
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
گزينه First Row contains column heading را انتخاب كنيد تا سطر اول اطلاعات به عنوان فيلد برگزيده شوند. با توجه به اين كار يك كادر خاكستري از سطر اول ايجاد ميشود. و با سرور داده ها اين سطر ثابت باقي ميماند.
سؤال: چرا سطر اول ثابت باقي ميماند؟
جواب: به دليل اينكه فيلدها مقادير تشكيل دهنده جدول هستند و از خواص فيلدها ثابت بودن نشان در جدول ميباشد.
تذكر: به هنگام وارد كردن فايل Excel به يكي از جداول موجود، تمامي اسمي فيلد ها و انواع داده ها بايد با هم مطابقت داشته باشند. چون در صورت عدم مطابقت پيغام خطا توسط برنامه ظاهر مي گردد و ممكن است به جاي اضافه كردن به جدول مورد نظر يك جدول با نام Import error table ميسازد و تا زماني كه اشكال را برطرف نكنيد نمي توانيد آن را به جدول مورد نظرتان انتقال دهيد.Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
در اين مرحله از شما ميپرسد كجا مي خواهيد داده هايتان را ذخيره كنيد؟ دو راه وجود دارد:
در يك جدول جديد In a new table.يك جدول كه از قبل موجود بوده و اكنون در Database جاري موجود است.( In an existing table )گزينه دوم را انتخاب كرده، از ليست آن Custom را برگزينيد.
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
در اين مرحله نشان مي دهد كه اطلاعات شما به جدول Custom، Import شده است Finish را انتخاب نماييد پيغام مبني بر تاييد اطلاعات داده مي شود Ok نموده و سپس جدول Custom خود را باز نماييد تا مطمئن شويد كه به ليست جدول شما اطلاعات اضافه شده است.
جداول خارجی
راه های مختلفی برای وارد کردن جدول از محیط های خارج از بانک اطلاعاتی Access می باشد مثل Import ،Link ،OLE Object .
ارتباط با فایلهای صفحه گسترده
يكي از قابليت هاي خوب برنامه Access سازگاري با ساير برنامه هاي Office بلخصوص با برنامه صفحه گسترده( برنامه Ms Excel) مي باشد.در برنامه Access ميتوان كل يك فايل Excel يا بخشي از آن را فراخواني نمود.
شما ميتوانيد كليه عمليات هاي محاسباتي قابل انجام با برنامه Excel ابتدا در آن محيط ايجاد كنيد. و سپس آن را در محيط برنامه Access به عنوان جدول وارد نماييد. شما قادريد تمام فيلد ها يا بخشي از فيلد هاي موجود در برنامه Excel را به جدول يا جداولي از برنامه Access اضافه كنيد. در زير مثالي نحوه بكار گيري برنامه Excel در برنامه Access را بررسي ميكنيم.
ابتدا در برنامه Excel داده هايي با عناوين و مقادير زير ايجاد كنيد.
كد رشته(Customer ID) – نام شركت(Company name) – عنوان تماس(Contact title) – نام تماس (Contact name – آدرس(Address) – شهر (City )– ايالت(Region) – كد پستي (Postal code) – كشور (Country) – تلفن (Phone) – Fax سپس 3 ركورد داده مطابق جدول داده شده براي آن وارد كنيد و آن فايل را تحت نام Customer ذخيره كنيد. سپس مراحل زير را به ترتيب انجام دهيد.
در منوي File گزينه Get external data را انتخاب سپس زير گزينه آن Import را انتخاب كنيد.
در ليست File of type گزينه Microsoft excel را انتخاب كنيد تا نام فايلي كه در Excel ساخته بوديد ظاهر شود.
فايل را انتخاب كرده گزينه Import را انتخاب كنيد. پنجره Import spread sheet wizard ظاهر ميگردد.
در اين پنجره محتويات فايل شما قابل مشاهده ميباشد كه با حركت نوار هاي لغزان ميتوانيد محتويات آن را بررسي كنيد. شما قادريد هر محتوياتي از سه، Sheet موجود كه داراي مقادير مورد نياز شما هست را انتخاب كنيد.
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
گزينه First Row contains column heading را انتخاب كنيد تا سطر اول اطلاعات به عنوان فيلد برگزيده شوند. با توجه به اين كار يك كادر خاكستري از سطر اول ايجاد ميشود. و با سرور داده ها اين سطر ثابت باقي ميماند.
سؤال: چرا سطر اول ثابت باقي ميماند؟
جواب: به دليل اينكه فيلدها مقادير تشكيل دهنده جدول هستند و از خواص فيلدها ثابت بودن نشان در جدول ميباشد.
تذكر: به هنگام وارد كردن فايل Excel به يكي از جداول موجود، تمامي اسمي فيلد ها و انواع داده ها بايد با هم مطابقت داشته باشند. چون در صورت عدم مطابقت پيغام خطا توسط برنامه ظاهر مي گردد و ممكن است به جاي اضافه كردن به جدول مورد نظر يك جدول با نام Import error table ميسازد و تا زماني كه اشكال را برطرف نكنيد نمي توانيد آن را به جدول مورد نظرتان انتقال دهيد.Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
در اين مرحله از شما ميپرسد كجا مي خواهيد داده هايتان را ذخيره كنيد؟ دو راه وجود دارد:
در يك جدول جديد In a new table.يك جدول كه از قبل موجود بوده و اكنون در Database جاري موجود است.( In an existing table )گزينه دوم را انتخاب كرده، از ليست آن Custom را برگزينيد.
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
در اين مرحله نشان مي دهد كه اطلاعات شما به جدول Custom، Import شده است Finish را انتخاب نماييد پيغام مبني بر تاييد اطلاعات داده مي شود Ok نموده و سپس جدول Custom خود را باز نماييد تا مطمئن شويد كه به ليست جدول شما اطلاعات اضافه شده است.