مهارت‌هاي ارتباطي خود را بهبود ببخشيد

[rahnama]

نوشته‌ي: جان بالدوني ـ ترجمه‌ي: علي نعمتي شهاب

ارتباطات در سازمان هم‌چون چسبي است که سازمان را در کنار يکديگر نگاه مي‌دارد. ارتباطات ابزارهايي هستند که ما با کمک آن‌ها ايده‌هاي‌مان را به يکديگر انتقال مي‌دهيم، از همديگر ياد مي‌گيريم و احتمالا از همه مهم‌تر اين‌که به هم وصل مي‌شويم!
براساس يک پيمايش انجام شده در مدارس مديريت توسط مؤسسه هريس اينتراکتيو و وال استريت ژورنال”که در سپتامبر سال 2007 منتشر شده است “مهارت‌هاي ارتباطي و بين فردي (Interpersonal) هم‌چنان در صدر ليست موضوعاتي که براي استخدام‌کنندگان با اهميت است، قرار دارد.”
پس چرا بسياري از ما اهميت ارتباطات را تا زماني که تبديل به يک موضوع جدي نشود، ناديده مي‌انگاريم؟ يک علت شايد اين باشد که ما هيچ زماني را براي اين‌که بفهميم از ارتباطات‌مان در سازمان چه مي‌خواهيم، اختصاص نمي‌دهيم.

و اين همان چيزي است که نظر ريچارد اندرسون مديرعامل شرکت دلتا ايرلاينز را در مورد انتظاراتش از ارتباطات اثربخش جذاب مي‌کند (جملات داخل گيومه سخنان اندرسون هستند):

• مباني را بدانيد: “افراد بايد بتوانند کلمات را هم در حالت نوشتن و هم در حالت صحبت کردن کنترل کنند.” مقصود خودتان را به صورت شفاهي همانند زماني که مي‌نويسيد به خوبي بيان کنيد. شکست خوردن در برقراري ارتباط به صورت مرتبط افراد را در مورد آن‌چه از آن‌ها انتظار مي‌رود در نااطميناني نگاه مي‌دارد.
• در مورد چيزهايي که مي‌گوييد به صورت شفاف و روشن بينديشيد: اندرسون هوادار پاورپوينت نيست. به نظر وي نمايش سرفصل مطالب بدون “يک فاعل، يک فعل و يک موضوع” انديشه‌اي را به صورت کامل عرضه نمي‌کند. با احترام به نظر آقاي اندرسون پاورپوينت خود، مشکل نيست؛ بلکه مديراني که از آن به‌عنوان يک ميان‌بر براي فکر کردن استفاده مي‌کنند مشکل هستند.بسياري از مديران به جاي اين‌که از پاورپوينت براي بيان افکار خود استفاده کنند، از آن براي ترسيم نقشه افکار خود استفاده مي‌کنند.
• براي جلسه آماده شويد: مستندات مربوط به جلسات بايد زودتر از زمان برگزاري آن‌ها بين افراد توزيع شوند و بايد به شکل روشن و مختصر تهيه شوند. اندرسون هم‌چنين انتظار دارد جلسات “سر موقع” آغاز شوند. اين همه آن چيزي است که بايد در فرايند آماده‌سازي جلسه انجام شود. اغلب جلسات به اين دليل که مديران و کارکنان قبل از حرف زدن زماني را براي فکر کردن در مورد اين‌که چه مي‌خواهند بگويند اختصاص نمي‌دهند، حتي قبل از آغازشان از هدف اصلي‌شان منحرف مي‌شوند.
• به بحث کردن مشتاق باشيد: اندرسون مي‌گويد:” من بحث کردن را دوست دارم. دوست دارم منظر هر يک از افراد به موضوع را بدانم؛ بنابراين مجبورم بيش‌تر از گفتن نظرات خودم، از ديگران سؤال کنم.” مديران معمولا به خاطر کمبود زمان يا احتمالا داشتن احساس اهميت بسيار، اين موضوع را روشن نمي‌کنند که به شنيدن ديدگاه‌هاي جايگزين علاقه‌مند هستند. چنين رويکردي به «خرد جمعي» منجر مي‌شود؛ چرا که هيچ کس اظهارنظر نمي‌کند!
• به ديگران گوش دهيد: بحث کردن وقتي هيچ کس به حرف ديگري گوش نمي‌کند بي‌فايده است. اندرسون دوست ندارد که مديران زيردست‌اش در جلسه بلک‌بري‌هاي (نوعي گوشي موبايل هوشمند و پيشرفته) خودشان را چک کنند. چنين کاري عدم “تمرکز” را نشان مي‌دهد و به نظر اندرسون مثل اين است که شما در جلسه روزنامه بخوانيد. ما خيلي کم‌تر از زمان محدودي که براي که براي تقويت مهارت‌هاي گفتاري و نوشتاري خودمان وقت صرف مي‌کنيم براي توسعه مهارت‌هاي شنيداري خودمان زماني در نظر مي‌گيريم. بنابراين بسياري از مديران از موضوعات ناآگاه مي‌مانند و در نتيجه، به شکل اشتباهي براي درگير شدن با موضوعاتي که متعاقبا به مشکل تبديل خواهند شد آماده مي‌شوند. زماني که براي شنيدن صرف مي‌شود، مي‌تواند از بسياري از اين وقايع ناگوار جلوگيري کند.

“خزانه خود را بسنجيد” اصطلاحي است که توسط متخصصان موضوع پاداش‌دهي سازماني به‌عنوان مرجعي براي همسوسازي پاداش‌ها با اهداف سازماني از آن بهره مي‌گيرند. مي‌توان فلسفه مشابهي را براي مهارت‌هاي ارتباطي در نظر گرفت. اگر شما به مهارت‌هاي ارتباطي اهميت بدهيد، براي آن استخدام مي‌شويد، آموزش مي‌بينيد و حتي ممکن است اخراج شويد. مهارت‌هاي گفتاري و نوشتاري مباني مهارت‌هاي ارتباطي هستند؛ و سازمان‌ها هم نيازمندند تا به زمينه گسترده‌تري براي اين‌که چگونه اين مهارت‌ها براي اطلاع‌رساني، قانع کردن، آموزش و جذب افراد به کار مي‌روند بنگرند. اين موضوع نيازمند سال‌ها تلاش و داشتن سرمشق‌هاي مناسب است. اين برعهده رهبران است که راه را با برقراي ارتباطات واضح و روشن نشان دهند؛ اما آموزش ديگران براي اين‌گونه رفتار کردن نيز وظيفه رهبران سازمان است.
منبع